Reprezentācijas izdevumi ir visas tās izmaksas, kas paredzētas uzņēmuma prestiža veidošanai. Uz saimnieciskās darbības izdevumiem attiecināt šos izdevumus var tikai tad, ja tiek izpildīti Uzņēmumu ienākuma nodokļa likuma nosacījumi. Novilkt robežu starp to, kuras izmaksas patiešām uzskatāmas par reprezentācijas izdevumiem un kuras nav, var izrādīties sarežģītāk nekā šķiet, jo likumā precīzs saraksts ar visiem izdevumu veidiem nav norādīts. Ir vērts aplūkot dažus piemērus, kas palīdzēs turpmāk veikt šo izdevumu uzskaiti.
Kā nosaka Uzņēmumu ienākuma nodokļa likums, reprezentācijas izdevumos ietilpst izmaksas darījumu un sadarbības partneru uzņemšanai un maltīšu rīkošanai, kā arī izmaksas par mazvērtīgiem priekšmetiem, kuri satur uzņēmuma zīmolu, logo un tiek izplatīti, lai šo zīmolu popularizētu. Šādi priekšmeti visbiežāk ir apģērbi un aksesuāri, kas satur uzņēmuma logo.
Reprezentācijas izdevumus nevajadzētu sajaukt ar reklāmas un mārketinga materiāliem. Piemēram, reklāma sociālajos tīklos nav uzskatāma par reprezentācijas izdevumu.
Šādi reprezentācijas izdevumi var būt jebkuram pašnodarbinātajam, taču ne visi pašnodarbinātie tos varēs iekļaut ar saimniecisko darbību saistītos izdevumos, lai samazinātu ar nodokli apliekamo ienākumu.
Ar saimniecisko darbību saistīti izdevumi tie būs pašnodarbinātajiem, kuriem ir darbinieki un līdz ar to arī darbinieku algu fonds.
Reprezentācijas izdevumi gada laikā no kopējā darbinieku algu fonda norakstāmi ne vairāk kā 5% apmērā. Piemēram, ja pašnodarbinātajiem ir darbinieks, kurš saņem bruto algu 1000 eiro mēnesī, tad kopējais algu fonds gadā ir 12’000 eiro. Reprezentācijas izdevumi šajā gadījumā nedrīkst pārsniegt 5% no 12’000 eiro.
Ja darbinieki un algu fonds nav, tad reprezentācijas izdevumi jāuzskaita kā ar saimniecisko darbību nesaistīti izdevumi. Tomēr arī šajā gadījumā vienmēr jāizvērtē, vai tas, ko paredzēts uzskaitīt kā ar saimniecisko darbību nesaistītu reprezentācijas izdevumu, patiešām ir reprezentācija. Lai labāk to izprastu, ir vērts aplūkot dažus piemērus.
Pakalpojumu sniedzējs, piemēram, friziere piedāvā klientam tēju vai kafiju, kamēr klientam tiek sniegts pakalpojums. Nereti pašnodarbinātie uzskata, ka tas ir reprezentācijas izdevums, un noraksta kā ar saimniecisko darbību nesaistītu izdevumu. Ir viegli sajaukt – to varētu uzskatīt par maltīti, kas piedāvāta darījuma partnerim, taču tā nebūt nav. Šajā gadījumā tēja vai kafija, kas piedāvāta klientam, ir iekļaujama pakalpojuma cenā, un līdz ar to šos izdevumus droši var norakstīt kā ar saimniecisko darbību saistītus izdevumus. Līdzīgi gadījumi varētu būt arī ar preču tirgošanu. Piemēram, izgatavota rotaļlieta, kurai pievienota kartīte ar uzņēmuma logo. Arī tā nebūs reprezentācija, jo kartīte pievienota precei, par kuru tiks samaksāts.
Jāatceras – uz saimnieciskās darbības izdevumiem vienmēr var attiecināt to, kas ietilpst pakalpojuma vai preces cenā.
Cits gadījums būtu, ja šo pašu kartīti dalītu garāmgājējiem, lai popularizētu savu uzņēmumu – tā gan būs reprezentācija, un ja nav darbinieku un algu fonds, tad šo izdevumu drīkst attiecināt tikai kā ar saimniecisko darbību nesaistītu izdevumu.
Katrs norakstītais izdevums samazina ar nodokli apliekamo ienākumu, tāpēc rūpīgi jāpārdomā, vai izdevumi tiek uzskaitīti pareizi. Šie nav vienīgie piemēri – katrs gadījums ir individuāls, tāpēc noderīgi būtu šo izdevumu uzskaiti veikt kopā ar zinošu speciālistu pašnodarbināto grāmatvedībā.
