Vairums ar grāmatvedību saistītu pienākumu pašnodarbinātajiem ir jāveic patstāvīgi, to skaitā ir ar nodokļiem apliekamo ienākumu aprēķināšana. Ar nodokļiem apliekamo ienākumu summu iespējams mazināt, veicot ar saimniecisko darbību saistīto izdevumu uzskaiti saimnieciskās darbības žurnālā. Lai to izdarītu precīzi, jāievēro pāris būtiskas nianses.
Gadījumā, ja saimnieciskās darbības vajadzībām tiek izmantotas dzīvojamās telpas, uz saimnieciskās darbības izdevumiem var attiecināt daļu no izmaksām par īri un komunālajiem maksājumiem. To parasti nosaka, ņemot vērā, kādu daļu no visas dzīvojamās telpas aizņem birojs. Piemēram, ja dzīvojamā platība ir 50 kvadrātmetrus liela un birojs aizņem 25 kvadrātmetrus, uz saimnieciskās darbības izdevumiem var attiecināt 50% no izdevumiem par īri, ūdeni, kanalizāciju, elektrību.
Taču jāatceras, ka par saimnieciskās darbības ietvaros izmantojamām telpām visdrīzāk būs jāsamaksā lielāks nekustāmā īpašuma nodoklis, jo saimnieciskās darbības ietvaros tās kļūst par komerctelpām.
Svarīgi paziņot piegādātājam, lai siltumenerģijai un koksnes kurināmajam piemēro PVN likmi 21% apmērā, nevis 12%, ko paredzēts piemērot gadījumos, kad dzīvojamās telpas tiek izmantots dzīvošanai.
Ja mājas internets un personīgais mobilais telefons tiek izmantots arī saimnieciskās darbības vajadzībām, daļu no šīm izmaksām var droši attiecināt uz saimnieciskās darbības izdevumiem. Praksē bieži gadās, ka šādām izmaksām ir grūti noteikt proporciju, kādā tie izmantoti saimnieciskās darbības vajadzībām.
Šajā gadījumā jāatceras, ka likums atļauj attiecināt ne vairāk kā 70% no apmaksātā rēķina summas, neuzskaitot saimnieciskās darbības vajadzībām veiktās sarunas un minūtes.
Ja saimnieciskās darbības vajadzībām tiek tērēts vairāk nekā 70%, to ir nepieciešams pierādīt ar dokumentiem.
Ja saimnieciskās darbības ietvaros bieži jābrauc pie klientiem vai piegādātājiem, tad izdevumos var iekļaut daļu no automašīnas izmaksām, tajā skaitā izdevumus par degvielu. Šos izdevumus aprēķina proporcionāli saimnieciskās darbības vajadzībām nobraukto kilometru skaitam, pamatojoties uz detalizēti izstrādātajiem maršrutiem, bet ne vairāk par 70%.
Taču, ja maršruta lapas un citi attaisnojuma dokumenti nav atbilstoši noformēti, uz saimnieciskās darbības izdevumiem var attiecināt ne vairāk par 50% no faktiskajām izmaksām.
Ja saimnieciskās darbības ietvaros nākas bieži doties darba braucienos Latvijas robežās vai ārvalstīs, uz saimnieciskās darbības izdevumiem var attiecināt izdevumus par transporta biļetēm, viesnīcu un citiem izdevumiem, kas radušies brauciena vai komandējuma laikā un kas ir tieši saistīti ar saimniecisko darbību.
Taču jāņem vērā, ka pašnodarbinātais, dodoties darba braucienā vai komandējumā, nevar izmaksāt sev dienas naudu.
Uz saimnieciskā darbības izdevumiem var attiecināt arī maksu par kursiem vai citiem izglītošanās veidiem, kas saistīti ar kvalifikācijas paaugstināšu. Izņēmums ir izdevumi, kas radušies ar vispārējās izglītības iegūšanu un augstākās izglītības iegūšanu.
Patstāvīgi darboties ar saimnieciskās darbības ieņēmumu un izdevumu uzskaiti un nodokļu aprēķinu var likties sarežģīti un laikietilpīgi, it īpaši, ja tas tiek darīts pirmo reizi. To ir svarīgi izdarīt ar lielu precizitāti, lai samazinātu ar nodokļiem apliekamo ienākumu apmēru un ietaupītu biznesa attīstībai tik svarīgos līdzekļus. Mazināt šaubas par ievadīto datu pareizību un nodokļu aprēķiniem var ar atbilstoši piemeklētas grāmatvedības programmas palīdzību.
